3 Schritte zu einem permanent freien Schreibtisch

in Gewohnheit & Tugend, Organisation & Produktivität, via mnmlist

Es gab eine Zeit, da war mein Schreibtisch mit all den Dingen überhäuft, an denen ich gerade arbeitete – ganz zu Schweigen von den dutzenden Dingen, an denen ich nicht arbeitete: Post-its, Telefonnummern, abzuheftende Unterlagen und Stapel von Dingen an denen ich später noch zu arbeiten hatte. Ich war zu beschäftigt es zu organisieren und wenn ich es mal geschafft habe, den Schreibtisch aufzuräumen, war er schon bald danach wieder vollgestapelt.

Heute ist das eine ganz andere Geschichte. Jetzt ist mein Schreibtisch immer leer, bis auf die eine Sache, an der ich arbeite und vielleicht einem Notizbuch und einem Stift, um Ideen oder Aufgaben so zu notieren, wie sie mir gerade einfallen. Es ist ein berfreiendes Gefühl…es beruhigt mich…es reduziert Streß und Chaos…es macht es definitiv einfacher Dinge zu finden…und es macht mich effizienter und produktiver.

Wie habe ich diesen Wandel vollzogen? Gut, es war keine leichte Reise und ich habe mich im Laufe der Jahre ständig verbessert, aber die grundlegenden Schritte sind unten ausgeführt. Die wichtige Sache die Du zu beachten hast, ist: Du musst ein System zur Stelle haben und Du musst Dir selbst beibringen, diesem System zu folgen. Ansonsten räumst Du Deinen Schreibtisch nur auf und er wird wieder zugemüllt.

Vieles von meinem derzeitigen System (entgegen dem Zeug, das ich auf dem Weg dorthin probiert habe) ist fast komplett aus Getting Things Done” von David Allen (via Lifehacker & 43 Folders) entnommen. Ein Buch, dass Du lesen musst, falls Du es nicht bereits schon gelesen hast.

Hier ist das System:

1. Nimm zuerst alles von Deinem Tisch herunter und aus Deinen Schubladen heraus und lege es auf einen großen Haufen. Lege es in Deinen “Eingangskorb” (und wenn es dort nicht hinein passt, stapel es in der Nähe Deines Schreibtisches). Von jetzt an muss alles was reinkommt in Deinen Eingangskorb und Du arbeitest alles wie unten beschrieben ab.

2. Arbeite den Stapel von oben nach unten durch. Sortiere niemals neu, überspringe niemals auch nur ein einzelnes Papier, lege niemals ein Schriftstück wieder zurück in den Stapel. Tue das, was zu tun ist, um mit diesem Papier fertig zu werden und gehe dann zum nächsten Stück aus dem Stapel. Die Optionen: Schmeiß es in den Müll, delegiere es, hefte es ab oder setze es auf eine Aufgaben- oder ToDo-Liste, um es später zu bearbeiten – in dieser Prioritätenfolge. Wenn es nur 2 Minuten oder weniger zur Durchführung benötigt, dann erledige es sofort. Wenn es mehr Zeit benötigt und Du es nicht wegschmeissen kannst, delegiere es oder hefte es ab und setze es dann auf eine ToDo-Liste (mehr über Deine ToDo-Liste in einem anderen Artikel).

3. Wiederhole das mindestens einmal täglich, um Deinen Schreibtisch frei zu halten. Das Ende des Tages ist am besten geeignet, aber ich pflege die Dinge auch während des Tages zu durchzuarbeiten und aufzuräumen. Wenn Du Deinen Stapel durchgearbeitet hast, ist Dein Schreibtisch leer. Du hast alles weggeschmissen oder abgeheftet oder irgendwie alles dorthin geräumt, wo es hingehört (nicht auf der Schreibtisch-Oberfläche oder in einer Schublade versteckt). Behalte es auf diese Weise bei. Du musst dem oben genannten System folgen. Lege alles in Deinen Eingangs-Korb und handele bei jedem einzelnen Papier gemäß einem der oben genannten Schritte. Wenn eine Sache auf Deiner ToDo-Liste steht, dann kannst Du das dazugehörige Schriftstück in einem “Aktion(s)”-Ordner aufbewahren. Aber Du musst diesen Ordner regelmäßig (täglich oder wöchentlich) durchgehen, um sicherzustellen, dass alles erledigt ist.

So einfach ist das. Hast Du eine Telefonnummer auf einem Post-it? Lass es nicht auf Deiner Schreibtisch-Oberfläche. Sortiere sie in Dein Rolodex oder trage sie in Dein Kontakte-Programm ein. Hast Du etwas, an dem Du später weiterarbeiten musst? Behalte die Unterlagen nicht auf der Oberfläche Deines Schreibtisches. Setze es auf Deine ToDo-Liste und hefte die Unterlagen in Deinen Aktions-Ordner. Hefte alles andere ab, schmeiß es weg oder delegiere es.

Zeug auf Deinem Schreibtisch liegen zu lassen ist Prokrastination (und als ein Prokrastinierer sollte ich das wissen). Wenn Du es bis später aufschiebst, werden sich mit Sicherheit wieder die Dinge auf Deinem Schreibtisch stapeln. Beschäftige Dich unmittelbar damit, treffe eine Entscheidung und handele.

Was ich beschrieben habe ,ist eine gute Gewohnheit, die man lernen kann, aber es benötigt Zeit um sie zu lernen. Du wirst es schleifen lassen. Erinnere Dich dann einfach selbst wieder daran und mach es dann. Und schon bald wird es zur Gewohnheit, die Du nur schwer brechen kannst. Und glaube mir, wenn Du Dich erst daran gewöhnt hast, dass Dein Schreibtisch leer ist, wirst Du diese Gewohnheit nicht brechen wollen.

Siehe auch:


Der Original-Artikel 3 Steps to Permanently Clear Desk von Leo Babauta wurde am 29. Januar 2007 veröffentlicht. Deutsche Übersetzung von Thomas Bagusche. Folge mir auf Twitter.
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